Use Case & Workflow Simulation

Tydzień Pracy Właściciela (CEO)

Poniższy dokument obrazuje sposób, w jaki Właściciel Biura / CEO wykorzystuje system ERP Matteo Travel z perspektywy "lotu ptaka". Ukazuje procesy decyzyjne, kontrolę przepływów finansowych (Cashflow), zarządzanie ryzykiem przepadających biletów lotniczych oraz nadzór nad efektywnością pracowników. Wyższa rola administracyjna posiada dostęp do tzw. "God Mode" w całym systemie.

Uprawnienia: Super-Admin

  • Dostęp do wszystkich modułów F-K
  • Nadpisywanie blokad zniżkowych
  • Zatwierdzanie płatności masowych
  • Podgląd audytu pracy Agentów

Oś Czasowa: Reprezentatywny Tydzień Właściciela

Główny Pulpit Dowodzenia (Dashboard)
  • Logowanie do systemu. Na głównym pulpicie od razu rzuca się w oczy Wykres Lejka: "14 Nowych Rezerwacji WWW / Wpłacono zaliczek: 8".
  • Stan Majątkowy LIVE: W pasku finansowym prezes widzi sumę zintegrowanych kont API z banków (np. mBank). Widzi zagregowane 450 000 PLN oraz 120 000 USD u wszystkich na subkontach.
  • Tabela "Powiadomień Krytycznych": System wyrzucił na górę czerwoną belkę z Automatu (Cron): "3 zapytania VIP czekają na obsługę powyżej 48h. Przeniesiono je z Agenta Kasi do Agenta Tomka z automatu."
Workflow "Approval" (Autoryzacje)
  • Product Manager skończył układać nową Pielgrzymkę do Włoch. Koszty wyszły spore, wyliczony zysk "Zaledwie 200 zł/osobę". System zablokował przycisk [OPUBLIKUJ] dla PM-a, wysłał prośbę do Właściciela.
  • Właściciel otwiera Kalkulację PM-a ("Tryb Podglądu"). Klika Odrzuć & Zwróć do poprawy z notatką: "Zmień hotel w Rzymie na tańszy poza centrum, aby wyciągnąć +5% marży min."
  • Moduł Autoryzacji Płatności Zewnętrznych: Księgowość wgrała plik z proformami dla zagranicznych kontrahentów (hotele w Izraelu). CEO zaznacza 4 kluczowe faktury i klika z autoryzacją PIN-em w systemie przycisk [Generuj Paczkę Elixir i Akceptuj]. Przelewy walutowe wychodzą ze zgody Szefa.
Gaszenie Pożarów i Reakcja Rynku
  • System Wyrzuca Alert Ekranowy (Push): "Uwaga CEO: Wyjazd JAPONIA-MAJ26 ma zabookowane tylko 12 miejsc na 30. W PRZYSZŁYM TYGODNIU w piątek mija termin bezkosztowego oddania 18 miejsc do Linii Emirates. Grozi Kara: 46 000 PLN."
  • Natychmiastowe Działanie Właściciela w systemie:
    1. Otwiera Imprezę Japonia.
    2. Wpisuje tymczasowy, ostry Rabat do kalendarza: -500 PLN Last Minute na te wolne 18 miejsc ważny tylko do piątku.
    3. Wchodzi w Moduł Marketingu B2C. Uruchamia z szablonu Mailing/SMS. Wybiera filtr dynamiczny z Bazy Klientów: "Wyślij SMS z kodem promo JAPONIA tylko do osób z tagiem VIP, które wydały u nas ponad 10,000 PLN i nie były w Azji". Klik! 800 SMS-ów poszło.
  • Do wieczora system zdejmuje 6 miejsc po promocyjnej cenie - Właściciel minimalizuje w ten weekend ryzyko strat na Allotmencie, unikając zwrotu.
God-Mode: Zarządzanie Call-Center
  • Raporty Skuteczności Handlowej: Prezes klika moduł "Kadry/Skuteczność". Widzi: Agent A zamknął 85% zapytań (wspaniale). Agent B zamknął tylko 12% zapytań, klienci mu zrezygnowali. Prezes może w 1 klik przejąć pulę "Leadów" od Agenta B i rozdać je komuś lepszemu do dokończenia.
  • Interwencja "Ręczna" u VIPa: Dzwoni stary znajomy i zaufany Klient. Agent mu mówi: "Proszę Pana, na wycieczkę do Fatimy brakuje już miejsc".
    Właściciel ma uprawnienia OVERRIDE. Wchodzi w tą rezerwację osobiście, i wymusza sprzedaż tzw. Nadstanu (Overbooking) zwiększając sztucznie autokar z 50 na 51 miejsc (bo wie, że wstawi na środek autokaru dodatkowy stołek dla VIPa). Zwykły agent w życiu by tego nie 'obszedł' w kodzie.
Archiwizacja i Delegacja z Aplikacji
  • Domknięcie Rentowności Zrealizowanych: Księgowość przysłała prośbę. Właściciel klika w module [Archiwizuj Imprezy z poprzedniego miesiąca]. Odtąd całe kwoty kosztowe, marże i zyski netto na F-K za Marzec ulegają "Zablokowaniu przed edycją" (Freeze). Nikt nawet w błędzie matematycznym nie zakłóci sprawozdania dla Urzędu Skarbowego JPK wysłanego we wtorek.
  • Weryfikacja Wyjazdów na Weekend: Prezes rzuca okiem, czy Piloci odebrali w swoich aplikacjach na smartfon na jutro dokumentację. Widzi zielony ptaszek: "Opiekun Pan Zbyszek zalogował się / posiada podział na pokoje na rano". Nikt w sobotę rano nie będzie go budził z paniką o Excela!

  • Bezpieczny Weekend CEO

    System automatycznie pilnuje dat zaliczek i blokuje nadmierną wyprzedaż przez weekend. Właściciel gasi komputer.